创新办公室目标管理机制，提高高校办公室管理水平

高校办公室是学校行政管理的综合职能部门，是校领导指挥全局、推动各项工作全面展开的枢纽，在高校管理工作中具有重要作用。面对日新月异的变化，高校办公室只有不断创新管理机制，提高科学管理水平，才能适应学校改革和发展的需要。

目标管理是美国管理学家德鲁克1954年提出的管理理论。事实证明，运用目标管理能够有效提高组织管理水平，提升组织形象。将目标管理的一系列办法和配套机制运用到当今高校办公室工作中，不失为提高高校办公室管理水平的一条有效的途径。上海对外经贸大学校长办公室自2008年实行目标管理以来，取得了明显的成效，本文分析了目标管理在高校办公室管理中的必要性并介绍了我校在目标管理中的一些做法。

一、目标管理在高校办公室管理中的必要性

目标管理又称成果管理，“是指一个组织在一定时期内努力的方向、范围和预定的成果，使组织的需要转化为个人目标的管理哲学。”对高校办公室而言，就是让每个成员参与管理，使办公室领导和成员一起协商，共同制定目标，确定彼此的成果和责任，以此来激励每个成员的责任心，并发挥最大的潜力以达到整体目标。因此，在高校办公室的管理工作中，运用目标管理的科学方法就显得十分必要。

1、目标管理是高校办公室改革的外在要求

进入新世纪以来,上海对外经贸大学经历了一个快速发展的历史时期。短短几年时间内我校完成办学主体从古北校区转移至松江校区，办学条件和办学规模都有了大幅度的提高。2013年4月，教育部正式发函上海市人民政府，确认我校更名为“上海对外经贸大学”。伴随办学规模的扩大、办学层次的提高、办学形式的多样化,学校办公室的业务范围大幅度扩大。办公室不仅是学校管理的核心与综合部门，也是整个学校管理的中坚力量。因此学校改革的诸多实践都需要校办牵头主持，实质上改革的要务就直接落在办公室的肩上。在 “上面百条线，下面一根针”的情况下，办公室工作人员更需要保持清醒，认识到更新管理观念的必要性，寻求有效的管理办法。运用目标管理，分化、细化任务，梳理工作思路，切实提升办公室管理服务水平，只有这样才能满足新时期学校改革发展需要。

2、目标管理是高校办公室规范化管理的内在动力

与学校其他部门相比，办公室是学校管理工作的协调中心、信息管理和服务中心，它的工作面广泛，繁杂众多，无论学校任何部门、任何层次的人员都要接触。此外，办公室事务繁杂，千头万绪，临时性的任务很多。在各项工作中，无论是文件处理、印章管理、数据统计、信息上报、督察督办、接待信访等，都必须有个明确的目标，组织负责这些工作的同志协调一致，共同劳动，形成一种群体的力量，实现目标，保障办公室和学校工作顺利进行。为了避免不必要的内耗和漫无目的的埋头苦干，必须实行有效的目标管理，使办公室人员不再处于被动局面。如果目标得以具体化、明确化，那么整个办公室工作就可以清楚的、统筹的、合理的安排，办公室每个人员就可以在提高自身素质的基础上力争增强主动性、积极性和创造性，从而发挥校长办公室统一而有力的整体功能。

二、上海对外经贸大学校长办公室目标管理的做法

目标管理在我校办公室管理中起到了举足轻重的作用，我办自2008年运用目标管理创新办公室工作机制以来，取得了明显的成效，其中的一些做法值得疏理推介。

1、实行目标管理的基础：定责、定岗、定员

德鲁克认为:“企业或组织要长久经营下去，并持续获利，就必须为管理者设定目标，加强自我控制，界定工作职责，建立管理组织的精神，健全管理结构，并且培养未来的管理者。”将其运用到高校办公室管理中，就是要夯实目标管理实施的基础，“定责、定岗、定员”（简称“三定”）这是其中最重要的组织准备工作。我办的主要做法如下：

“定责”就是将办公室现有各岗位的工作任务进行整理和归纳，将能够量化的工作尽可能量化，特别是信息、统计、文秘等岗位，要与学校重要的文件结合起来，如我校《上海对外经贸大学十二五（2011-2015年）改革与发展规划》、《2008—2012学科建设规划》、《2008—2012学科建设规划实施方案》等。对于难以量化的工作要明确工作的方向、目标和结果。例如：我办将《办公室工作人员岗位职责》张贴上墙，并在校园网上公示，明确各个岗位应承担的责任。

“定岗”就是通过“定责”，把相关的任务进行整理合并，在此基础上设立岗位，规定具体岗位的负责同志所要完成工作任务的数量和达到的工作成果。做到“因事设岗，数量最低，有效配合”。目前，我办设置了四个主管岗位，即信息与信访工作主管、办公室事务主管、综合档案主管、综合统计与网络建设主管。办公室工作纷繁复杂，经常会有临时任务和紧急事件，即便明确了岗位职责，也有可能因为不能分身而无法全面照顾到所有工作。为了避免此类情况发生，我办在明确岗位和职责的情况下，实行AB岗负责制，一人不在岗时，另一人可以马上顶替，做到有分工但不分家，这种灵活周到的工作体系使办公室工作不因人员变动而受到影响。在实行AB岗负责制的同时，明确了AB岗的责任，即A岗负主要责任，B岗负次要责任。

“定员”即按照岗位需要，确定人员的数量和质量。我办在“定员”工作中，贯彻精简、高效的原则，拟定各岗位、人员需要数量方案及对需求人员整体素质、专业特长的要求，优化人员结构，充分利用人力资源，协调工作关系，做到事得其人、人尽其才、人事相宜。

2、制定目标管理的关键：共同目标、岗位目标、个人目标

办公室目标可以分为共同目标、岗位目标和个人目标三个等级。共同目标主要指本年度办公室工作总体任务、思路以及要处理和负责的重大事件，例如，2013年我办的共同目标是：“主动调整工作状态、主动适应工作要求、主动提升工作水平，将学习和实践科学发展观的成果付诸实践”。共同目标要求办公室成员勤奋苦干，共同完成目标。面对诸如重大会议的筹备、重要文件的起草、工作机制的创新和突发事件的处理时能够齐心协力，努力实现。在制定共同目标时，我办强调“实”的原则，即在制定共同目标时必须实事求是、可以实现；如果制定目标不可行，也就无法保证目标管理顺利进行。所以，目标定得实实在在有利于增强机关工作的凝聚力和亲合力，增强全体工作人员完成目标的决心和信心。

岗位目标指的是将已设定的办公室共同目标按照岗位职责分工进行纵向与横向的层层分解，形成一个完整的目标体系。这样办公室各部门、各层次、各成员的目标明确，责任到位，工作中不会出现“吃大锅饭”现象。制定岗位目标时要把握“活”的原则。办公室工作经常会遇到一些突发的临时状况，如果岗位目标制定得太死板，不利于将目标落实到实践中具体操作，因此，要允许岗位目标的执行具有一定的弹性限度，这样才能保证目标管理最终真正落到实处。

个人目标指的是办公室各工作人员根据岗位职责和个人能力，通过一系列的量化和细化工作，制定各自的工作目标，从而将办公室共同目标、岗位目标分解到每个具体的同志身上。德鲁克认为:“为了使目标管理体系有效地运转，每个管理者都必须了解各自的具体工作目标，要对如何使自己的工作目标与公司总目标协调一致做到心中有数。”因此，明确每个办公室人员的个体目标，也是目标管理体系中不可或缺的一部分。2013学年度，我办根据每个人所在的岗位分别制定了个人目标。如文秘人员岗位，规定收发文件平件在48小时内收文并送到领导手中签阅，领导签阅后在48小时内下发到相关部门和二级学院，急件随到随收随送随办；信息统计岗位规定每半个月向全校发布学校信息动态，学校重大事件24小时内报送上海市教育委员会；在制定个体目标时，要突出“严”的原则，对自己严格要求，能够增强任务的刚性，从而增强工作动力。

3、保障目标管理的实现：学习调研、比对巡查、奖惩激励

目标确立后，怎样在管理中让目标动起来、活起来，把目标管理延伸到办公室工作的方方面面，则成为问题的关键。为此，我办在严格原有内部管理制度的基础上，先后建立完善了目标管理的各项规章制度，形成科学有效的工作驱动机制，保证办公室目标得以实现。

在学习和调研方面，我办设立了轮岗学习制、跟班讲座制和全员调研制。轮岗学习就是办公室人员在内部不同岗位上体验其他岗位的工作，通过轮岗，办公室人员可以对各自工作换位思考，不再出现本位主义而相互推卸责任，对自己和他人的目标定位也有了更清晰的认识。而对校办本身工作来说，轮岗可以增加办公室人员多技术、多技能、多岗位的培训，培养多面手，可以在学校放假值班期间得心应手的处理各类事情，理顺办公室工作，实现办公室共同目标。跟班讲座就是办公室成员旁听学校开设的各类管理学课程和讲座，并将主要内容和精华之处整理好通过网络互相传阅，在这个“家门口的课堂”里获取更多的专业知识，这种做法不仅提高了办公室成员的业务能力和理论水平，也节约了培训成本。为了努力提高辅佐决策水平，办公室还实行了全员调研制度，要求全体办公室成员充分发挥自身优势，针对新形势下出现的新情况、新问题、新动向，深入进行调查研究，广泛搜集各类信息，形成具有适用性、指导性的调研文章，为领导决策提供科学依据。

目标是否能够顺利实现，过程控制是关键因素。为此，我办推行目标管理的对比机制和巡查机制。对比机制就是通过目标成果展示、问题专题会的形式，在纵比中求进步，在横比中找差距，调动办公室人员的积极性，推进目标任务的有效落实。巡查机制就是通过每周例会、当月考评等办法，对目标任务完成情况进行全方位的巡查。发现不能按时完成目标时，对相关同志进行及时的提醒和督促，让其看到差距与不足，加压奋进。

奖惩兑现是保证目标管理方法成功实施的关键，我办在具体工作中，推行激励机制。根据奖惩兑现要实的原则，做到该奖就奖，该罚就罚，以维护目标管理的严肃性，保护办公室成员的积极性。其具体做法是对确定的各项工作目标任务，按时完成的不奖不罚；完成较好或超额完成的，在年度评优中优先考虑，并给予物质奖励，当然，奖励的形式可以多样化，考虑到办公室工作的特殊性，假期仍然需要加班，在保证日常工作开展的前提下，办公室组织了优秀成员短期休闲度假，以给其激励。在平时工作中，办公室领导经常以肯定的言语激励成员认真工作，对有创造性的做法给予及时表扬，使办公室成员的劳动成果被及时认可，从而激发继续努力工作的动力。对不能按时完成任务的成员，要在办公室全体会上说明理由,写出整改措施，再次努力实现目标。

作为高校部门之首的办公室，在继承传统管理方法的同时，不断学习和借鉴现代企业的管理手段和方式，创新管理理论和方法，使办公室的规范化管理水平达到更高的层面，是办公室的一项长期任务。实践证明，目标管理是科学的管理方法，在高校办公室管理工作中是切实可行、行之有效的，对充分发挥其管理职能，提高管理工作效率和工作质量，提高办公室规范化管理水平起着积极作用。作为一种新的管理模式，目标管理正日益受到广大教育工作者的关注。我们有理由相信，伴随着目标管理实践的不断深入，高校办公室管理水平将上一个新的台阶。